1. Responsable del tratamiento
Aeronova Academy SAS, en el marco del plan piloto VOA, es responsable del tratamiento de la información utilizada para gestionar y confirmar sesiones académicas con sus estudiantes.
Dirección: Aeropuerto Santiago Vila, Flandes,
Tolima, Colombia.
Correo de contacto:
documentacion.academica@aeronova.co
Sitio web:
aeronova.education
2. Alcance
Esta política explica cómo se recolecta, utiliza, almacena y protege la información personal necesaria para el funcionamiento del piloto VOA y el envío de confirmaciones de asistencia mediante WhatsApp.
La etapa operativa del piloto VOA finalizó el 1 de septiembre de 2026. Desde esa fecha no se programan nuevas sesiones ni se realizan nuevos envíos operativos por WhatsApp. Los registros generados durante la etapa piloto permanecen restringidos para consulta histórica, trazabilidad y cumplimiento de las obligaciones académicas, administrativas o legales que resulten aplicables.
El tratamiento se realiza de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y demás disposiciones colombianas aplicables en materia de protección de datos personales.
3. Información que se trata
Para gestionar las sesiones podrán utilizarse los siguientes datos:
- Nombre del estudiante.
- Número de teléfono asociado a WhatsApp.
- Fecha y horario de la sesión.
- Misión o actividad académica programada.
- Equipo, simulador o aeronave asignada.
- Lugar de realización de la sesión.
- Nombre del instructor asignado.
- Respuesta de confirmación o imposibilidad de asistencia.
- Registros técnicos necesarios para verificar el envío y recepción.
El piloto VOA no está diseñado para recolectar información financiera, contraseñas ni contenido ajeno a la gestión de las sesiones académicas.
4. Finalidades del tratamiento
La información será utilizada exclusivamente para:
- Programar y comunicar sesiones académicas.
- Solicitar la confirmación de asistencia del estudiante.
- Registrar la respuesta seleccionada en WhatsApp.
- Informar al personal autorizado sobre el estado de la sesión.
- Facilitar la organización académica y operativa.
- Evaluar técnicamente el funcionamiento del plan piloto VOA.
- Atender incidentes, consultas o solicitudes relacionadas con el servicio.
Los datos no serán vendidos ni utilizados para finalidades diferentes sin la autorización correspondiente.
5. Autorización
Aeronova realizará el tratamiento con autorización previa, expresa e informada del titular cuando esta sea requerida, o con fundamento en otra causa permitida por la legislación aplicable.
La participación en el piloto VOA no limita los derechos del titular sobre su información personal.
6. Proveedores tecnológicos
Para operar el servicio podrán utilizarse proveedores tecnológicos que actúan como encargados o prestadores de infraestructura, entre ellos:
- Meta Platforms / WhatsApp: envío de mensajes y recepción de respuestas.
- Supabase: almacenamiento y procesamiento técnico de la información necesaria para la confirmación.
El uso de estos proveedores puede implicar procesamiento o almacenamiento internacional de información. Aeronova aplicará las medidas contractuales, administrativas y técnicas correspondientes para proteger los datos personales.
7. Conservación de la información
Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas, atender obligaciones académicas, administrativas o legales y evaluar el plan piloto.
Cuando la información deje de ser necesaria, será eliminada, anonimizada o conservada de manera restringida cuando exista una obligación legal que así lo requiera.
El cierre operativo no elimina de forma automática registros que deban conservarse para atender solicitudes de los titulares, soportar la trazabilidad del piloto o cumplir deberes legales. El acceso a ese archivo queda limitado al personal autorizado.
8. Seguridad
Se aplicarán medidas razonables de seguridad para prevenir la pérdida, alteración, consulta, uso o acceso no autorizado a la información. El acceso estará limitado al personal autorizado y a los proveedores necesarios para la operación del servicio.
9. Derechos del titular
El titular de los datos puede:
- Conocer, actualizar y rectificar su información.
- Solicitar información sobre el uso dado a sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización, cuando corresponda.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión cuando proceda.
- Acceder gratuitamente a la información objeto de tratamiento.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite interno correspondiente.
10. Consultas, reclamos y eliminación de datos
Para consultar, corregir, actualizar o solicitar la eliminación de información relacionada con el piloto VOA, el titular puede escribir a:
documentacion.academica@aeronova.co
En el asunto debe indicar: “Protección de datos – Piloto VOA”.
La solicitud debe contener:
- Nombre completo del titular.
- Descripción clara de la solicitud.
- Datos de contacto para recibir la respuesta.
- Información necesaria para verificar la identidad y localizar el registro correspondiente.
La solicitud será atendida dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana aplicable. La eliminación procederá siempre que no exista una obligación legal o contractual que requiera conservar la información.
11. Datos de niños, niñas y adolescentes
Cuando el titular sea menor de edad, el tratamiento respetará su interés superior y sus derechos fundamentales. Cuando corresponda, se solicitará la autorización de su representante legal y se tendrá en cuenta la opinión del menor según su nivel de madurez.
12. Cambios en esta política
Esta política podrá actualizarse por cambios operativos, tecnológicos o normativos. La versión vigente estará disponible públicamente en esta misma página, indicando su fecha de actualización.